Grundsätzlich gilt, dass die Informationen in der Datenbank stets aktuell gehalten werden müssen. Hierunter fällt neben der Pflege der Betriebsdaten auch die An- und Abmeldung der Filiale – z. B. aufgrund einer (vorübergehenden) Schließung.
Dies dient u. a. dem Zweck, dass die Durchführung von Audits besser organisiert werden kann. Kosten für Fehlfahrten können dadurch möglichst vermieden werden.
Eine Einstufung in den Status I bis III erfolgt bei gebündelten Filialen jeweils für das gesamte Bündel. Basierend auf den Auditergebnissen der kontrollierten Filialen erfolgt die Einstufung des jeweiligen Bündels und den daraus resultierenden Stichprobenumfang für das folgende Auditintervall (12 Monate). Nicht bestandene Audits werden nicht zur Erfüllung des Stichprobenumfangs angerechnet.
Sollte in einer Filiale während eines Audits keine QS-Konformität festgestellt werden, erfolgt innerhalb von sechs Wochen ein Nachaudit. Sollte im Nachaudit auch nicht mindestens Status III erreicht werden, wird der Stichprobenumfang für das gesamte Bündel im laufenden Auditintervall auf 20 % erhöht. Sollten die zusätzlichen neutralen Kontrollen im laufenden Auditintervall zeitlich nicht mehr zu schaffen sein, werden diese vollumfänglich oder in Teilen auf das nächste Auditintervall verschoben. (siehe hierzu Tabelle 1, zum Vergrößern bitte auf das Bild klicken)
Für den Onlinehandel wird ein Zusatzmodul für die Systempartner im Lebensmitteleinzelhandel angeboten. Dieses richtet sich an Systempartner, die QS-Ware über einen Onlinehandel regelmäßig anbieten.
Der Onlinehandel ist definiert als die Tätigkeit, bei der ein Unternehmen Erzeugnisse überwiegend mittels Internet anbietet, die durch den Endverbraucher online ausgewählt und ggf. gekauft werden können. Dabei erfolgt die physische Warenzusammenstellung ausschließlich unter Abwesenheit des Endverbrauchers.
Das Modul kann darüber hinaus von allen QS-Systempartnern im Lebensmitteleinzelhandel, die den Bereich des Onlinehandels zusätzlich mit auditieren lassen möchten, in der Datenbank ausgewählt werden.
Zusätzlich zu den im Zusatzmodul enthaltenen Anforderungen sind auch die Anforderungen einzuhalten, die im jeweiligen Leitfaden der entsprechenden Produktionsart definiert sind.
Der Systempartner kann in der QS-Datenbank bei der jeweiligen Filiale, die für den Onlinehandel auditiert werden soll, einen Haken bei Onlinehandel
setzen. Der Zertifizierungsstelle wird dann die entsprechende Checkliste zur Verfügung gestellt, um das Zusatzmodul auditieren zu können.
Wenn in einem Audit Korrekturmaßnahmen festgelegt wurden, ist die Filiale dazu verpflichtet, diese im vorgegebenen Zeitraum umzusetzen. Sollte Klärungsbedarf zur Umsetzung bestehen, muss der Kontakt zur Zertifizierungsstelle rechtzeitig aufgenommen werden.
Die Zertifizierungsstelle benötigt einen Nachweis darüber, dass die Korrekturmaßnahmen umgesetzt wurden. Falls möglich ist dieser Nachweis der Zertifizierungsstelle schriftlich mitzuteilen. Die Zertifizierungsstelle wird anschließend die Umsetzung prüfen und in der QS-Datenbank vermerken.
Seit Januar 2020 muss QS-Ware in der QS-Systemkette Obst, Gemüse, Kartoffeln mit einer in der QS-Datenbank hinterlegten Identifikationsnummer des Erzeugers gekennzeichnet werden. In bestimmten Fällen kann anstatt der Erzeugernummer auch eine in der QS-Datenbank hinterlegte Identifikationsnummer des Abpackers genutzt werden.
Die Kennzeichnung kann dabei entweder direkt an der Ware (Etikett, Kistenetikett, Umverpackung) oder in den Lieferscheinen/Warenbegleitpapieren erfolgen.
Die folgende Abbildung stellt die Anforderung übersichtlich dar (Zum Vergrößern bitte auf das Bild klicken).
Loggen Sie sich bitte mit Ihrem Benutzernamen und Passwort als LEH-Bündler in der QS-Datenbank ein. Für die:
Anmeldung gebündelter Filialenzur Eingabemaske der Filialdaten. In diesem Anmeldeprozess werden u.a. die Daten des gesetzlichen Vertreters abgefragt und Sie haben die Möglichkeit das entsprechende Bündel auszuwählen.
Anmeldung gebündelter Filialen).
können Sie schnell und einfach den Markt anhand der Standortnummer und Produktionsart auswählen und im Anschluss dem richtigen Bündel zuordnen. Die Filiale/der Markt ist nun wieder angemeldet.Filiale – Wiederanmeldung").
Eine genaue Anleitung finden Sie hier (Kapitel 3.7
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