Informationen zur Verarbeitung personenbezogener Daten von Videokonferenzteilnehmern gem. Art. 13, 21 DSGVO

Initiative Tierwohl (ITW)

Wir nehmen den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten sehr ernst. Wir verarbeiten Ihre Daten nach den Maßgaben der EU-Datenschutz Grundverordnung (DSGVO) und des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG). Im Folgenden informieren wir Sie gem. Art. 12, 13 und Art. 21 DSGVO über die Verarbeitung Ihrer Daten.

Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich? (Art. 13 Abs. 1 Buchst. a), b) DSGVO)

Verantwortlich für die Datenverarbeitung ist:

Gesellschaft zur Förderung des Tierwohls in
der Nutztierhaltung mbH
Schwertberger 14
53177 Bonn
Tel.: 0228 336485 0
E-Mail: info@initiative-tierwohl.de

Zu welchen Zwecken und auf welcher Rechtsgrundlage verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten? (Art. 13 Abs. 1 Buchst. c), d) und 2 f) DSGVO)

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten in Verbindung mit der Nutzung des Videokonferenzsystems Microsoft Teams, um Telefon- bzw. Videokonferenzen, Online-Meetings und Webinare (nachfolgend zusammengefasst als Videokonferenzen) mit Ihnen durchzuführen.

Für die Organisation und die Durchführung der Videokonferenzen nutzen wir Microsoft Teams, eine Software der Microsoft Corporation, One Microsoft Way Redmond, WA 98052-6399 USA (nachfolgend: Microsoft).

Vor der Nutzung des Videokonferenzsystems erhebt und verarbeitet Microsoft verschiedene personenbezogene Daten, die für die Registrierung und Anmeldung, sowie Identifizierung des Nutzeraccounts im System notwendig sind. Darüber hinaus werden Daten wie Ihre IP-Adresse und Informationen Ihres Nutzer-Devices zur technischen Bereitstellung der Verbindung zwischen Ihnen und dem Videokonferenzsystem benötigt. Sofern Sie sich über Ihr Telefon in einen Konferenzraum einwählen, können auch die hierfür benötigten Daten, wie z.B. Ihre Telefonnummer verarbeitet werden. Alle weiteren Informationen zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch Anbieter erfahren Sie auf der Seite privacy.microsoft.com/de-DE/privacystatement und über die Seite https://docs.microsoft.com/de-de/microsoftteams/teams-privacy?view=o365- worldwide mit weiteren Verweisen.

Bitte beachten Sie: Wir haben keinen Einfluss auf die Verarbeitungen durch Microsoft zu eigenen Belangen für legitimen Geschäftsvorgängen. Dabei agiert Microsoft als unabhängiger Datenverantwortlicher und ist in dieser Stellung eigenständig für die Einhaltung der geltenden Gesetze und Verpflichtungen verantwortlich.

Personenbezogene Daten die wir von Ihnen während einer Videokonferenz verarbeiten, sind abhängig von den technischen Funktionen, die Sie während des Meetings aktivieren bzw. nutzen. Hierzu zählen Daten die wir über die Kamera, das Mikrofon oder die Chat-Funktion des Systems von Ihnen erhalten. Wenn Sie eine oder mehrere Funktionen vor oder während der Videokonferenz in Ihrem System oder an Ihrem Device deaktivieren, können über diesen Kanal keine Daten mehr von uns verarbeitet werden. Um mit Ihnen bei Video-Konferenzen interagieren zu können, ist die Aktivierung der verschiedenen Kanäle jedoch unter Umständen erforderlich. Um welche Funktionen es sich dabei handelt, können Sie vor Beginn der Konferenz bei uns erfragen. Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt in diesem Zusammenhang zur Durchführung der Videokonferenz und auf Grundlage unseres berechtigten Interesses an der effektiven und sicheren Durchführung der Videokonferenz nach Art. 6 Abs. 1 Buchst. f) DSGVO.

Für die Beschäftigten der verantwortlichen Stelle erfolgt die Verarbeitung der Daten auf Grundlage von Art. 88 DSGVO, § 26 BDSG.

Falls eine Videokonferenz aufgezeichnet oder transkribiert wird, werden Sie vor deren Beginn darüber informiert und Ihre ausdrückliche Einwilligung dazu eingeholt. Ohne Ihre ausdrückliche Zustimmung werden Ihr Mikrofon und Ihre Kamera nicht eingeschaltet, so dass sie nicht aktiv an der Videokonferenz teilnehmen können und Ihre Daten nicht aufgezeichnet werden. Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt in diesem Zusammenhang auf Grundlage Ihrer Einwilligung gem. Art. 6 Abs. 1 Buchst. a) DSGVO. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

Wir verwenden Ihre Daten in keiner Weise zur automatischen Entscheidungsfindung oder zum Profiling i.S.d. Art. 22 DSGVO.

Wer erhält Ihre personenbezogenen Daten? (Art. 13 Abs. 1 Buchst. e), f) DSGVO)

Wir geben personenbezogene Daten grundsätzlich nicht an Dritte weiter, es sei denn, Sie haben dazu Ihre Einwilligung erteilt, es gibt eine gesetzliche Regelung, die uns hierzu verpflichtet, oder wir haben ein überwiegendes berechtigtes Interesse. Da wir Teile der Datenverarbeitung im Wege der Auftragsverarbeitung an Microsoft vergeben, haben wir mit Microsoft einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung gem. Art. 28 Abs. 3 DSGVO abgeschlossen.

Daten, die für die technische Bereitstellung des Service verarbeitet werden, können auch in die USA oder andere Drittstaaten weitergeleitet werden. Microsoft ist nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert und stellt daher aus Sicht des Datenschutzes ausreichende Garantien für eine DSGVO-konforme Verarbeitung Ihrer Daten in den USA zur Verfügung. Für die Verarbeitung der Daten durch Dienstleister von Microsoft in anderen Drittstaaten, werden geeignete Garantien durch Microsoft, wie z.B. Standartvertragsklauseln, zur Verfügung gestellt.

Sofern wir Inhalte von Videokonferenzen aufzeichnen, werden die Aufnahmen nur den internen Beschäftigten und gegebenenfalls den weiteren Beteiligten zur Verfügung stellen. Die Inhalte und Daten werden nicht auf frei zugänglichen Medien veröffentlicht oder verbreitet.

Wie lange werden die Daten gespeichert? (Art. 13 Abs. 2 Buchst. a) DSGVO)

Grundsätzlich speichern wir Ihre Daten nur solange, wie es erforderlich ist, um den beabsichtigten Zweck zu erfüllen oder dieses gesetzlich erforderlich ist. Daten, die wir auf Basis Ihrer Einwilligung verarbeiten, speichern wir bis auf Widerruf. Daten, die wir auf Basis eines berechtigten Interesses verarbeiten, speichern wir solange das berechtigte Interesse besteht.

Welche Rechte haben Sie? (Art. 13 Abs. 2 Buchst. b), c), d), e) DSGVO)

Jeder Betroffene hat folgende Rechte:

• Gem. Art. 15 DSGVO haben Sie das Recht auf Auskunft. Das bedeutet, Sie können von uns eine Bestätigung verlangen, ob Sie betreffende personenbezogene Daten durch uns verarbeitet werden. Ist dies der Fall, haben Sie ein Recht auf eine Kopie der Daten nach Art. 15 DSGVO.
• Gem. Art. 16 DSGVO haben Sie das Recht auf Berichtigung. Das bedeutet, Sie können von uns die Berichtigung Sie betreffender unrichtiger personenbezogener Daten verlangen.
• Gem. Art. 17 DSGVO haben Sie das Recht auf Löschung (Recht auf Vergessenwerden). Das bedeutet, Sie können von uns verlangen, dass Sie betreffende personenbezogene Daten unverzüglich gelöscht werden – es sei denn wir können Ihre Daten nicht löschen, weil wir z.B. gesetzliche Aufbewahrungspflichten beachten müssen.
• Gem. Art. 18 DSGVO haben Sie das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung. Das bedeutet, wir dürfen Ihre personenbezogene Daten - abgesehen von ihrer Speicherung - praktisch nicht mehr verarbeiten.
• Gem. Art. 20 DSGVO haben Sie das Recht auf Datenübertragbarkeit. Das bedeutet, Sie haben das Recht, die Sie betreffenden personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt habe, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten und diese Daten einem anderen Verantwortlichen zu übermitteln.
• Gem. Art. 7 Abs.3 DSGVO haben Sie das Recht auf jederzeitigen Widerruf einer erteilten Einwilligung für die Zukunft.
• Gem. Art. 13 DSGVO haben Sie ein Beschwerderecht bei der zuständigen Aufsichtsbehörde.

Zuständige Aufsichtsbehörde

Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen
Hausanschrift: Kavalleriestr. 2 – 4, 40312 Düsseldorf
Postanschrift: Postfach 20 04 44, 40102 Düsseldorf
Tel.: +49 (0) 211 - 38424-0
E-Mail: poststelle@ldi.nrw.de

Sie müssen uns nur diejenigen personenbezogenen Daten bereitstellen, die für die Kommunikation mit Ihnen oder für die Erfüllung vertraglicher Pflichten erforderlich sind oder zu deren Erhebung wir gesetzlich (z.B. Finanzgesetze, Steuergesetze) verpflichtet sind. Anderenfalls können wir mit Ihnen nicht kommunizieren und wir können bzw. dürfen keinen Vertrag mit Ihnen schließen und durchführen.

QS Qualität und Sicherheit GmbH (QS)

Datenschutzhinweise

Grundsätze der Datenverarbeitung und Hinweise für Online-Meetings, Telefonkonferenzen via Microsoft Teams

Sie sind über einen Link auf diese Seite gekommen, weil Sie sich über unseren Umgang mit Ihren personenbezogenen Daten informieren wollen. Um unsere Informationspflichten nach den Art. 12 ff. der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) zu erfüllen, stellen wir Ihnen nachfolgend gerne unsere Informationen zum Datenschutz dar:

Wer ist für Datenverarbeitung verantwortlich?

QS Qualität und Sicherheit GmbH
Schwertberger Straße 14
53177 Bonn

Sie finden weitere Informationen zu unserem Unternehmen, Angaben zu den vertretungsberechtigten Personen und auch weitere Kontaktmöglichkeiten unter Kontakte und im Impressum unserer Internetseite: www.q-s.de

Welche Daten von Ihnen werden von uns verarbeitet? Und zu welchen Zwecken?

Wenn wir Daten von Ihnen erhalten haben, dann werden wir diese grundsätzlich nur für die Zwecke verarbeiten, für die wir sie erhalten oder erhoben haben.

Eine Datenverarbeitung zu anderen Zwecken kommt nur dann in Betracht, wenn die insoweit erforderlichen rechtlichen Vorgaben gemäß Art. 6 Abs. 4 DSGVO vorliegen. Etwaige Informationspflichten nach Art. 13 Abs. 3 DSGVO und Art. 14 Abs. 4 DSGVO werden wir in dem Fall selbstverständlich beachten.

Auf welcher rechtlichen Grundlage basiert das?

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung von personenbezogenen Daten ist grundsätzlich – soweit es nicht noch spezifische Rechtsvorschriften gibt – Art. 6 DSGVO. Hier kommen insbesondere folgende Möglichkeiten in Betracht:

• Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO)
• Datenverarbeitung zur Erfüllung von Verträgen (Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO
• Datenverarbeitung auf Basis einer Interessenabwägung (Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO)
• Datenverarbeitung zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 lit. c) DSGVO)

Wenn personenbezogene Daten auf Grundlage einer Einwilligung von Ihnen verarbeitet werden, haben Sie das Recht, die Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft uns gegenüber zu widerrufen.

Wenn wir Daten auf Basis einer Interessenabwägung verarbeiten, haben Sie als Betroffene/r das Recht, unter Berücksichtigung der Vorgaben von Art. 21 DSGVO der Verarbeitung der personenbezogenen Daten zu widersprechen.

Wie lange werden die Daten gespeichert?

Wir verarbeiten die Daten, solange dies für den jeweiligen Zweck erforderlich ist.

Soweit gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen – z.B. im Handelsrecht oder Steuerrecht –werden die betreffenden personenbezogenen Daten für die Dauer der Aufbewahrungspflichtgespeichert. Nach Ablauf der Aufbewahrungspflicht wird geprüft, ob eine weitere Erforderlichkeit für die Verarbeitung vorliegt. Liegt eine Erforderlichkeit nicht mehr vor, werden die Datengelöscht.

Grundsätzlich nehmen wir mindestens einmal im Kalenderjahr eine Prüfung von Daten im Hinblick auf das Erfordernis einer weiteren Verarbeitung vor. Aufgrund der Menge der Daten erfolgt diese Prüfung im Hinblick auf spezifische Datenarten oder Zwecke einer Verarbeitung.

Selbstverständlich können Sie jederzeit (s.u.) Auskunft über die bei uns zu Ihrer Person gespeicherten Daten verlangen und im Falle einer nicht bestehenden Erforderlichkeit eine Löschung der Daten oder Einschränkung der Verarbeitung verlangen.

An welche Empfänger werden die Daten weitergegeben?

Eine Weitergabe Ihrer personenbezogenen Daten an Dritte findet grundsätzlich nur statt, wenn dies für die Durchführung des Vertrages mit Ihnen erforderlich ist, die Weitergabe auf Basis einer Interessenabwägung i.S.d. Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO zulässig ist, wir rechtlich zu der Weitergabe verpflichtet sind oder Sie insoweit eine Einwilligung erteilt haben.

Wo werden die Daten verarbeitet?

Ihre personenbezogenen Daten werden von uns ausschließlich in der Bundesrepublik Deutschland verarbeitet.

Ihre Rechte als Betroffene

Sie haben das Recht auf Auskunft über die von uns zu Ihrer Person verarbeiteten personenbezogenen Daten.

Bei einer Auskunftsanfrage, die nicht schriftlich erfolgt, bitten wir um Verständnis dafür, dass wir dann ggf. Nachweise von Ihnen verlangen, die belegen, dass Sie die Person sind, für die Sie sich ausgeben.

Ferner haben Sie ein Recht auf Berichtigung oder Löschung oder auf Einschränkung der Verarbeitung, soweit Ihnen dies gesetzlich zusteht.

Ferner haben Sie ein Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben. Ein Recht auf Datenübertragbarkeit besteht ebenfalls im Rahmen der datenschutzrechtlichen Vorgaben.

Insbesondere haben Sie ein Widerspruchsrecht nach Art. 21 Abs. 1 und 2 DSGVO gegen die Verarbeitung Ihrer Daten im Zusammenhang mit einer Direktwerbung, wenn diese auf Basis einer Interessenabwägung erfolgt.

Wir setzen keine Verarbeitungen ein, die auf einer automatisierten Entscheidungsfindung einschließlich Profiling i.S.d. Art. 22 DSGVO beruhen.

Datenschutzhinweise für Online-Meetings und Telefonkonferenzen via Microsoft Teams

Wir möchten Sie nachfolgend über die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit der Nutzung von MS Teams informieren.

Zweck

Wir nutzen das Tool Microsoft Teams, um Telefonkonferenzen, Online-Meetings und Videokonferenzen durchzuführen (nachfolgend: Online-Meetings). MS Teams ist ein Service der Microsoft Corporation.

Verantwortlicher

Verantwortlicher für Datenverarbeitung, die im unmittelbaren Zusammenhang mit der Durchführung von Online-Meetings steht, ist die QS Qualität und Sicherheit GmbH, Schwertberger Straße 14, 53177 Bonn.

Hinweis: Soweit Sie die Internetseite von Microsoft Teams aufrufen, ist der Anbieter von Microsoft Teams für die Datenverarbeitung verantwortlich. Ein Aufruf der Internetseite ist für die Nutzung von Microsoft Teams jedoch nur erforderlich, um sich die Software für die Nutzung von Microsoft Teams herunterzuladen.

Wenn Sie die Microsoft Teams-App nicht nutzen wollen oder können, können Sie Microsoft Teams auch über Ihren Browser nutzten. Der Dienst wird dann insoweit auch über die Website von Microsoft Teams erbracht.

Verarbeitete Daten

Bei der Nutzung von Microsoft Teams werden verschiedene Datenarten verarbeitet. Der Umfang der Daten hängt dabei auch davon ab, welche Angaben zu Daten Sie vor bzw. bei der Teilnahme an einem Online-Meeting machen. Folgende personenbezogene Daten sind Gegenstand der Verarbeitung:

Angaben zum Benutzer: z. B. Anzeigename (Display name), ggf. E-Mail-Adresse, Profilbild (optional)

Meeting-Metadaten: z. B. Datum, Uhrzeit, Meeting-ID, Telefonnummern, Ort

Text-, Audio- und Videodaten: Sie haben ggf. die Möglichkeit, in einem Online-Meeting die Chatfunktion zu nutzen. Insoweit werden die von Ihnen gemachten Texteingaben verarbeitet, um diese im Online-Meeting anzuzeigen. Um die Anzeige von Video und die Wiedergabe von Audio zu ermöglichen, werden entsprechend während der Dauer des Meetings die Daten vom Mikrofon Ihres Endgeräts sowie von einer etwaigen Videokamera des Endgeräts verarbeitet. Sie können die Kamera oder das Mikrofon jederzeit selbst über die Microsoft Teams-Applikationen abschalten bzw. stummstellen.

Umfang der Verarbeitung

Wir verwenden Microsoft Teams, um Online-Meetings durchzuführen. Wenn wir Online-Meetings aufzeichnen wollen, werden wir Ihnen das im Vorwege transparent mitteilen und – soweit erforderlich – um eine Zustimmung bitten.

Die Chatinhalte werden bei der Verwendung von Microsoft Teams protokolliert. Wir speichern die Chatinhalte für einen Zeitraum von einem halben Jahr. Wenn es für die Zwecke der Protokollierung von Ergebnissen eines Online-Meetings erforderlich ist, werden wir die Chatinhalte protokollieren. Das wird jedoch in der Regel nicht der Fall sein.

Eine automatisierte Entscheidungsfindung i. S. d. Art. 22 DSGVO kommt nicht zum Einsatz.

Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung

Soweit personenbezogene Daten von Beschäftigten der QS Qualität und Sicherheit GmbH verarbeitet werden, ist § 26 BDSG die Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung. Sollten im Zusammenhang mit der Nutzung von Microsoft Teams personenbezogene Daten nicht für die Begründung, Durchführung oder Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich, gleichwohl aber elementarer Bestandteil bei der Nutzung von Microsoft Teams sein, so ist Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung. Unser Interesse besteht in diesen Fällen an der effektiven Durchführung von Online-Meetings.

Im Übrigen ist die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung bei der Durchführung von Online- Meetings Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO, soweit die Meetings im Rahmen von Vertragsbeziehungen durchgeführt werden.

Sollte keine vertragliche Beziehung bestehen, ist die Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO. Auch hier besteht unser Interesse an der effektiven Durchführung von Online-Meetings.

Empfänger / Weitergabe von Daten

Personenbezogene Daten, die im Zusammenhang mit der Teilnahme an Online-Meetings verarbeitet werden, werden grundsätzlich nicht an Dritte weitergegeben, sofern sie nicht gerade zur Weitergabe bestimmt sind. Beachten Sie bitte, dass Inhalte aus Online-Meetings wie auch bei persönlichen Besprechungstreffen häufig gerade dazu dienen, um Informationen mit Kunden, Interessenten oder Dritten zu kommunizieren und damit zur Weitergabe bestimmt sind.

Weitere Empfänger: Der Anbieter von MS Teams erhält notwendigerweise Kenntnis von den o.g. Daten, soweit dies im Rahmen unseres Auftragsverarbeitungsvertrages mit Microsoft Teams vorgesehen ist.

Datenverarbeitung außerhalb der Europäischen Union

Eine Datenverarbeitung außerhalb der Europäischen Union (EU) erfolgt grundsätzlich nicht, da wir unseren Speicherort auf Rechenzentren in der Europäischen Union beschränkt haben. Wir können aber nicht ausschließen, dass das Routing von Daten über Internetserver erfolgt, die sich außerhalb der EU befinden. Dies kann insbesondere dann der Fall sein, wenn sich Teilnehmende an Online-Meeting in einem Drittland aufhalten.

Die Daten sind während des Transports über das Internet jedoch verschlüsselt und somit vor einem unbefugten Zugriff durch Dritte gesichert.

Unsere Datenschutzbeauftragte

Wir haben eine Datenschutzbeauftragte in unserem Unternehmen benannt. Sie erreichen diese unter folgenden Kontaktmöglichkeiten:

QS Qualität und Sicherheit GmbH
Dr. Iris Rudat-Schwarz
Schwertberger Straße 14
53177 Bonn
E-Mail: datenschutz@q-s.de

Beschwerderecht

Sie haben das Recht, sich über die Verarbeitung personenbezogenen Daten durch uns bei einer Aufsichtsbehörde für den Datenschutz zu beschweren. Die zuständige Aufsichtsbehörde ist die Ihres Wohnortes.

Änderung dieser Datenschutzhinweise

Wir überarbeiten diese Datenschutzhinweise bei Änderungen der Datenverarbeitung oder bei sonstigen Anlässen, die dies erforderlich machen. Die jeweils aktuelle Fassung finden Sie stets auf dieser Internetseite.