Für QS müssen Tierhalter keine zusätzlichen Aufzeichnungen führen, wenn die erforderlichen Informationen bereits aufgrund gesetzlicher Vorgaben dokumentiert werden. Wie die Dokumentation erfolgt, kann der Betrieb grundsätzlich selbst festlegen (auch ob handschriftlich oder digital gearbeitet wird). Wichtig ist, dass die erforderlichen Nachweise vollständig und nachvollziehbar vorliegen.

Auch bei mehreren Standorten muss nicht für jede VVVO-Nummer ein eigenes Dokument angelegt werden, beispielsweise beim Protokoll des tierärztlichen Bestandsbesuchs. Ein Dokument kann mehrere Standorte beziehungsweise VVVO-Nummern abdecken, sofern die Angaben eindeutig zugeordnet werden können. Das reduziert den Dokumentationsaufwand.